Helen Bahlo arbeitet als Sachbearbeiterin im Versand von Münstermann. Gemeinsam mit ihren zwei Kolleginnen kümmert sie sich um den Transport von allem, was Münstermann verlässt – ob einzelne Schraube oder Sondertransport mit großen Ofenzonen. Die 40-Jährige erzählt uns von ihrem Arbeitsalltag zwischen Hunderten von Versandaufträgen, Monteuren und Speditionen.
„Wir machen alles außer Post“, stellt Helen Bahlo gleich zu Beginn klar. Und schnell wird deutlich, dass ihr Job ganz andere Dimensionen hat. Die gelernte Speditionskauffrau ist seit 2015 bei Münstermann. Zuvor war sie in anderen Unternehmen in der Logistik, im Warehouse Management, im Versand und im Kundenservice tätig. Nach ihrem Abitur entschied sie sich für die Ausbildung zur Speditionskauffrau und wurde für ihren Abschluss unter den 25 Besten aller kaufmännischen Ausbildungsberufe ihres Jahrgangs mit dem Karl-Holstein-Preis ausgezeichnet. Es folgte eine Weiterbildung zur Verkehrsfachwirtin sowie der Ausbilderschein.
Mittendrin und alles im Überblick
An ihrem Schreibtisch im Container hat Helen alles im Blick. Container? Ja, aus Platzgründen wurde das Versandbüro als Containerlösung an die Fertigung angebaut. Hier haben Helen und ihre Kolleginnen das Meisterbüro im Blick und sind schnell in der Fertigungshalle. „Gestern hatten wir hier noch drei Sondertransporte stehen – heute ist es sehr ruhig“, erklärt sie den Ausnahmezustand. „Wir sind mittendrin und haben schon viel Stress“, berichtet Helen und stellt fest: „Viele unserer eigenen Kollegen wissen gar nicht, was wir hier alles im Überblick haben und kurzfristig möglich machen.“ Alle acht Minuten bekommt sie im Durchschnitt eine E-Mail, hat sie einmal nachgezählt. Von dem vielen Papier in Form von Kommissionierlisten und Versandaufträgen am Whiteboard ganz abgesehen.
Im Idealfall wird jeder Versand in aller Ruhe möglichst rechtzeitig geplant und terminiert. „Genehmigungen für Sondertransporte können schon einmal bis zu zehn Wochen benötigen“, weiß Helen. Doch bei der ursprünglichen Terminierung bleibe es selten, berichtet sie. Flexibel sein, lautet die Devise in ihrem Arbeitsalltag. Sie ist selbst ein Organisationstalent und das braucht es auch. Zwölf Schrauben, 17 Bleche – was muss auf welche Baustelle? Das steht im Versandauftrag. Und Helen weiß genau, was sich in welchem Packstück auf welcher Palette befindet. Und sie weiß auch, wofür es bei der Montage gebraucht wird. Das war zu Beginn noch nicht so, erinnert sie sich: „Ich bin anfangs ins kalte Wasser geworfen worden. Zwei Wochen habe ich in der Fertigung, im Magazin und im Lager verbracht, um Kollegen, Werkzeuge und Arbeitsabläufe kennenzulernen. Zum Glück war ich schon immer technisch interessiert und habe mich gefragt, wie etwas funktioniert. Das hat mir sehr geholfen.“ Doch von Filtern und Härteöfen hatte Helen anfangs keine Ahnung. „Man weiß es aber irgendwann. Inzwischen kenne ich die ungefähren Dimensionen, weiß, dass am Ofen manchmal Stutzen rausgucken und dass ein Staubsammelrumpf zum Filter gehört“, lacht sie. Dein Job ist sehr stressig. Alles muss just in time am gewünschten Ort sein. Denn wenn die Baustelle stillsteht, wird es teuer.
Ab vier Meter Höhe wird es richtig teuer
„Eines morgens stand ein Autobahnpolizist bei uns im Büro und hatte einen unserer Transporte stillgelegt, weil die Last zu schwer war“, erinnert sich Helen an einen nicht ganz optimal verlaufenen Transport. Das ist allerdings äußerst selten und bislang kein zweites Mal passiert. Sie kennt sich bestens aus mit Maßen, Lasten und was es im Versand zu beachten gibt: „Bei mehr als drei Meter Breite ist es ein Sondertransport und ab 3,20 m fahren wir meistens nachts. Ab vier Meter Höhe wird es richtig teuer und wenn uns die Projektleitung sagt, etwas ist 3250 mm breit, planen wir mit 3400 mm – denn wir bauen lieber immer einen Puffer ein“, berichtet sie. Und wenn es nicht anders geht, dann schiebt ein Kollege schonmal selbst nachts auf der Autobahn die Baustellenschilder zur Seite, damit der Sondertransport durch die Baustelle passt. Alles abgesprochen und genehmigt von den Behörden. Ihr persönliches Versand-Highlight war der Transport von zwei Ofenzonen mit einer gecharterten Antonov nach China. Normalerweise werden LKW oder Schiffe genutzt, doch um die Transportzeit von sieben Wochen auf sieben Tage zu verkürzen, organisierte Helen mit ihren Kolleginnen in diesem außergewöhnlichen Fall den Versand per Flugzeug. „Leider konnten wir nicht selbst am Flughafen vor Ort sein, um uns anzusehen, was wir alles möglich gemacht hatten“, bemerkt Helen ein wenig enttäuscht.
Bis jetzt haben wir immer alles geschafft
Der Ton sei in der oft stressigen Versandphase nicht immer optimal, räumt sie ein. Die Aufregung um Monteure, denen auf der Baustelle ein wichtiges Teil fehle oder Spediteure, die mit dem LKW auf sich warten lassen, müsse man ertragen können und wollen in ihrem Beruf. Doch ihr Fertigungsleiter stehe zu 100 Prozent hinter „seiner Versandabteilung“ und lasse sie und ihre Kolleginnen als erfahrenes Fachpersonal selbstständig arbeiten. „Wenn wir jedoch Unterstützung brauchen, dann können wir uns auf ihn verlassen“, betont sie.
„Es ist einfach schön hier“, fasst sie das Betriebsklima bei Münstermann zusammen und merkt an, dass Kolleginnen und Kollegen, die nie woanders gearbeitet haben, dies nicht so zu schätzen wissen können wie sie selbst, die schon andere Arbeitgeber kennengelernt hat. „Der Zusammenhalt hier und die Fehlerkultur sind so viel Wert“, betont sie. Auch in ihrer Funktion als stellvertretende Betriebsratsvorsitzende weiß Helen Bahlo das an Münstermann zu schätzen. Morgen früh um sechs Uhr beginnt ein neuer Arbeitstag – die Projekte bei Münstermann werden immer größer und damit wird es in der Versandabteilung nicht langweilig werden. „Bis jetzt haben wir immer alles geschafft“, ist Helen Bahlo motiviert.
Dein Job ist sehr stressig. Alles muss just in time am gewünschten Ort sein. Denn wenn die Baustelle stillsteht, wird es teuer.
Richtig. Was für uns vielleicht nur eine kleine Schraube ist, kann für die Montage Stillstand bedeuten und den Kunden viel Geld kosten. Die Aufregung um Monteure, denen auf der Baustelle ein wichtiges Teil fehlt oder Spediteure, die mit dem LKW auf sich warten lassen, muss man in meinem Beruf ertragen können und wollen. Und wenn mal etwas nicht läuft wie es soll, dann kriegen wir das sicher mit.
Wie ist es, wenn man einen Versand immer wieder neu planen muss?
Wir sind in den Projektbesprechungen und planen im Idealfall jeden Versand in aller Ruhe möglichst rechtzeitig. Doch bei der ursprünglichen Terminierung bleibt es selten. Ob vom Kunden oder von Behörden – es kann immer etwas dazwischenkommen. Dann wird eben flexibel neu terminiert. Dafür bin ich ein Organisationstalent. Bis jetzt haben wir immer alles geschafft.